Kategoriat
HubSpot

HubSpot Free käyttöönotto – 7 kohdan checklist

HubSpot Free on ilmainen CRM-järjestelmä, joka sisältää myös muutamia myynnin, markkinoinnin ja asiakaspalvelun työkaluja. Kun olet luonut HubSpot-tilin, varmista, että järjestelmä palvelee bisnestäsi.

Seuraavassa HubSpot Free -käyttöönoton 7 tärkeintä asiaa.

1. Tilin yleiset asetukset

Tilin yleisissä asetuksissa valitaan mm. aikavyöhyke ja valuutta sekä asetetaan yrityksen osoitetiedot, logo, integraatiot muihin järjestelmiin, evästeilmoitukset, GDPR-käytäntö ja email-tyypit. 

Asetuksista löytyy myös HubSpotin seurantakoodi, joka asetetaan verkkosivustolle. HubSpotin yhdistäminen WordPress-verkkosivustoon onnistuu myös ilmaisella HubSpot-pluginilla, jonka käyttöönotto on yllättävän helppoa. Erään asiakkaani sanoin: “Menikö se tuosta noin vain? Ilman mitään koodien kopioimista?”. Kyllä vain!

Muista myös huolehtia, että sivustoltasi löytyy ajantasainen tietosuojaseloste. Tarvittaessa sen laatimiseen kannattaa pyytää juristin apua, esimerkiksi Lakius tarjoaa tietosuojaselosteen mallin tai henkilökohtaista apua laatimiseen.

2. Henkilökohtaiset asetukset ja notifikaatiot

Jokaisen prospekti/asiakasviestintää tekevän HubSpotin käyttäjän kannattaa yhdistää järjestelmään sähköpostinsa ja kalenterinsa. Tämän jälkeen yhteys toimii kaksisuuntaisesti eli erillisiä CRM-kirjauksia näiden osalta ei tarvita. 

Kannattaa ehdottomasti ottaa käyttöön myös Meetings, jonka avulla esimerkiksi prospekti voi buukata keskusteluajan suoraan myyjän kalenterista – ja molempien aikaa säästyy.

Notifikaatiot kannattaa räätälöidä mieleisekseen: mistä asioista, missä kanavassa, kuinka usein, äänellä vai ilman ja niin edelleen. Kanavia ovat email, työpöytäilmoitus, HubSpot-sovellus sekä valitsemasi muut sovellukset kuten Slack. 

HubSpot-sovellus on näppärä myös tietojen tsekkaamiseen ja päivittämiseen tien päältä, joten suosittelen sitä kaikille liikkuvaa työtä tekeville.

3. Kontaktien, yritysten ja dealien tiedot

HubSpotin sydän on asiakasdata, joka jaetaan eri tyyppeihin: kontaktit, yritykset ja dealit (eli kaupat).

Kullekin tyypille voidaan asettaa oletustietueet, jotka näkyvät, kun luodaan uutta tai tarkastellaan olemassa olevaa kontaktia/yritystä/dealia. Tämä säästää arjessa monta ylimääräistä klikkausta.

HubSpot tarjoaa melko paljon vakiotietueita, mutta yleensä on hyödyllistä luoda myös custom-tietueita oman bisneksen tarpeisiin. Esimerkiksi “Yrityksen nykyinen CRM-järjestelmä” saattaisi olla hyödyllinen tieto, jota ei oletuksena löydy. 

HubSpotissa on oletusvaiheet myynnin ja asiakaspalvelun pipelineille. Niihin kannattaa suhtautua lähtökohtana ja miettiä, palvelevatko ne sellaisenaan yrityksen tarpeita vai onko vaiheita syytä muuttaa (useimmiten jälkimmäinen).

Täältä voit lukea tarkemmin kontaktin ja dealin vaiheiden määrittelystä.

4. Tuo kontaktit

Jos yritykselläsi on jo olemassa asiakas/prospektitietokanta, kannattaa se tuoda HubSpotiin. Suppeahkon tai säntillisen johdonmukaisen tietokannan tuominen on melko helppoa CSV-tiedostoina, mutta reikäinen tai massiivinen data kaipaa järeämpiä keinoja.

Voit tuoda jopa miljoona kontaktia, mutta huomaathan, että siirryttäessä maksullisiin lisensseihin markkinointikontaktien määrä vaikuttaa hintaan.

Kun tuot tietoja, muista huolehtia siitä, että jokaisella Excelin sarakkeella on vastinpari HubSpotissa, jotta tiedot yhdistyvät oikein (katso kohta 3).

Jos osa nykyisistä kontakteistasi on kieltänyt sähköpostiviestinnän, kannattaa kontaktien tuomisen yhteydessä lisätä myös opt-out -lista. Tämä varmistaa, ettet vahingossa lähetä emailia näille kontakteille.

5. Ota käyttöön lomakkeet, chat(bot)it ja markkinointi-email (jos mainos ei haittaa)

HubSpot Freellä voit tehdä verkkosivustolle lomakkeita, live-chatin, chatbotin ja lähettää markkinointi-sähköposteja kuten uutiskirjeitä.

Näihin kaikkiin liittyy kuitenkin pieni kauneusvirhe eli HubSpotin mainos (emailissa HubSpotin domain), josta eroon päästäksesi tili täytyy korottaa vähintään HubSpot Starteriin. On makuasia, antaako sen häiritä.

Huomaathan, että lähettääksesi uutiskirjeitä tai muuta markkinointi-emailia, täytyy sinulla HubSpotin sääntöjen mukaan olla kontaktin antama markkinointilupa tai asiakassuhde. Myyjä voi lähestyä prospekteja henkilökohtaisella sähköpostilla, kunhan viestissä on tarvittavat tiedot ja mahdollisuus kieltää viestintä.

6. Luo dashboard

HubSpot tarjoaa valmiit oletus-dashboardit tyypillisistä tunnusluvuista. Lisäksi voit rakentaa omia (Freessä max 3 kpl) dashboardeja, joilta löytyvät valitsemasi raportit.

Jos kaipaat monipuolisempaa raportointia, saatavilla on maksullinen lisäosa Reports add-on.

7. Kutsu ja kouluta käyttäjät

HubSpot on parhaimmillaan yhdessä käytettynä! Lisää siis tunnukset jokaiselle, joka on suoraan tai välillisesti tekemisissä asiakkaiden tai prospektien kanssa. Voit tunnuksia luodessa päättää, mihin toimintoihin ja minkä tasoisia oikeuksia annat. 

Vaikka HubSpot on helppokäyttöinen järjestelmä, kannattaa kuitenkin aina huolehtia käyttäjien kouluttamisesta ja sopia yhteiset toimintatavat. Näin saat tehot irti teknologiasta ja luot edellytykset hyvälle asiakasdatalle.

Voinko auttaa?

Katso vastaukset usein kysyttyihin HubSpot Free -kysymyksiin

Haluatko varmistua, että HubSpotin käyttöönotto sujuu sutjakasti? Varaa kahden tunnin workshop-aika, niin hoidetaan homma.